Czy chcesz rozpocząć własną działalność gospodarczą? Jeśli tak, to musisz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu biznesem.
Prowadzenie firmy to coś więcej niż tylko oferowanie czegoś unikalnego dla odbiorców docelowych. Aby odnieść sukces, musisz skupić się na ulepszaniu każdego procesu biznesowego. To właśnie tutaj przydaje się Business Process Management (BPM).
Niewiele osób zna BPM i wie, jak może ono pomóc ich firmie osiągnąć nowe szczyty. W tym wpisie przyjrzymy się dogłębnie najważniejszym powodom, dla których każda firma musi zarządzać swoimi procesami biznesowymi.
Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi?
Przed zapoznaniem się z powodami, dla których jest to ważne, konieczne jest zrozumienie BPM. Zgodnie z definicją Gartnera, jest to dyscyplina, która koncentruje się na poprawie wydajności biznesowej poprzez napędzanie zwinności biznesu.
Aby lepiej zrozumieć BPM, należy potraktować swój biznes jako silnik. BPM działa jako narzędzie, dzięki któremu można dostroić każdy pojedynczy element silnika, aby osiągnąć najlepszą wydajność.
Co robi zarządzanie procesami biznesowymi?
Każda organizacja biznesowa ma wspólne procesy, które są ustanowione w celu osiągnięcia celów. Jednak niektóre procesy mogą być powolne, zbędne, powielane, zawodne i nieefektywne z wielu różnych powodów.
Dzięki BPM, wszystkie procesy biznesowe są stale analizowane w celu zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy. Dzięki BPM, firmy często oceniają swoje procesy i systemy, aby zidentyfikować ulepszenia wymagane do poprawy wydajności. Kiedy firma wdraża nowe procesy, BPM pomaga zapewnić, że procesy te są płynnie zintegrowane.
Korzyści wynikające z zarządzania procesami biznesowymi
1. Zwiększa wydajność
Jednym z głównych powodów, dla których każda firma powinna korzystać z BPM jest fakt, że pomaga on poprawić wydajność. Większość organizacji stoi przed podobnym wyzwaniem, jakim jest zmniejszenie nieefektywności, ponieważ powoduje ona stratę czasu i pieniędzy.
W miejscu pracy na pewno istnieją pewne procesy, które nie działają tak konsekwentnie, jak jest to wymagane. Dzięki BPM, kierownictwo może łatwo zidentyfikować te procesy i ich problemy, aby zastąpić kroki nie przynoszące wartości dodanej bardziej wydajnymi systemami.
Podczas korzystania z BPM w celu poprawy wydajności, pierwszym krokiem jest identyfikacja bieżącej wydajności. Następnie wprowadzane są kroki w celu dokonania istotnych zmian. Poprzez optymalizację procesów biznesowych w celu zmaksymalizowania wydajności, koszty zostaną zredukowane, a czas zaoszczędzony.
Ponieważ efektywność zostanie poprawiona, poprawi się również poziom produktywności. Pomoże to obniżyć koszty i pozwoli przedsiębiorstwu stać się efektywnym kosztowo. Poza tym, firmy, które wykorzystują BPM mają większe szanse na bycie konkurencyjnymi niż te, które go nie stosują.
Najskuteczniejszą strategią poprawy efektywności biznesowej powinno być przyjęcie strategii stymulowania zmian i wdrażania usprawnień w całej organizacji.
2. Wspiera transfer wiedzy biznesowej
Kolejnym powodem, dla którego BPM jest kluczowy dla każdej firmy jest fakt, że wspiera on transfer wiedzy biznesowej. Ponieważ pracownicy muszą przejść na emeryturę w pewnym wieku, a ludzie mogą odejść z organizacji z dowolnego powodu, firmy nie mogą sobie pozwolić na to, aby pozwolić pracownikom odejść za drzwi bez wcześniejszego zapewnienia transferu wiedzy biznesowej.
Koncentrując się na BPM, możliwe jest uchwycenie ważnych informacji i przechowywanie ich w celu wykorzystania w przyszłości. Przeczytaj więcej o transferze wiedzy biznesowej, aby wykorzystać różne techniki, takie jak mapy procesów do prezentacji zdobytych informacji nowym pracownikom.
Kiedy firmy dokumentują informacje, zaczynają tworzyć bazę danych zgromadzonej wiedzy, co pomaga im osiągnąć wyższą wydajność. Pomaga to w dzieleniu się procesami, wskazówkami i zasadami wśród pracowników. Pomaga zapewnić, że organizacja zachowuje wiedzę biznesową.
3. Oferuje ramy ciągłego doskonalenia
Aby odnieść sukces w dzisiejszym konkurencyjnym świecie, firmy muszą stale poprawiać swoją wydajność. Ramy ciągłego doskonalenia są kluczowe dla sukcesu firmy, ponieważ mogą zmniejszyć liczbę błędów, zaoszczędzić pieniądze i drastycznie poprawić ostateczny produkt.
Doskonałym sposobem na uzyskanie ram dla ciągłego doskonalenia jest wykorzystanie BPM. Ponieważ będą wprowadzane małe ulepszenia, ciągłe doskonalenie będzie miało długotrwały efekt. Poza tym, nie jest możliwe wdrożenie dużej zmiany na raz.
Dzięki BPM, firma będzie dokładnie badać każdy proces biznesowy i wprowadzać ulepszenia przyrostowo, wykorzystując spostrzeżenia oparte na danych.
Dzięki wprowadzeniu ram ciągłego doskonalenia, firma będzie w stanie lepiej rozpoznawać i reagować na zmiany w wymaganiach konsumentów.
Aby naprawdę osiągnąć ciągłe doskonalenie, niezbędne jest pełne zaangażowanie i wsparcie ze strony pracowników, dlatego firmy muszą tworzyć i pielęgnować kulturę ciągłego doskonalenia w miejscu pracy.
4. Wspiera wdrażanie systemów IT
Kiedy dochodzi do wdrożenia dużego systemu informatycznego w organizacji, tarcia w całym przedsiębiorstwie stają się rzeczywistością. Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku słabej komunikacji dotyczącej wprowadzenia nowego systemu.
BPM pomaga również wspierać wdrażanie innych systemów IT, takich jak ERP (Enterprise Resource Planning). Zapewnia on pełny przegląd wszystkich procesów biznesowych.
Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu systemu IT, zrozumienie, co firma robi i jak system IT wpłynie na biznes jest integralną częścią. Należy spojrzeć na sprawy z perspektywy poszczególnych działów.
Wprowadzając nowy system w organizacji, powinien on stanowić wsparcie dla biznesu, a dzięki podejściu BPM można modelować efekty działania systemu przed jego wdrożeniem. Dzięki temu wszelkie możliwe ryzyka zostaną wyeliminowane lub zminimalizowane.
5. Eliminacja wyobcowania w pracy
Wreszcie, BPM pomaga zbliżyć wszystkich w organizacji poprzez wyeliminowanie pracy w oderwaniu od siebie. Powszechne jest, że główne działy każdej organizacji pracują niezależnie od innych działów. Powoduje to jednak problemy, zwłaszcza jeśli różne procesy zachodzą na siebie w wielu działach.
Przyjmując podejście BPM, wyalienowana praca jest wyeliminowana, ponieważ wszystkie procesy staną się widoczne dla wszystkich. Pozwoli to każdemu działowi spojrzeć na sprawy z szerszej perspektywy, zachęcając do usprawnień i wprowadzając bardzo potrzebną zmianę kulturową.
BPM pomaga przełamać silosy w miejscu pracy i zapewnia równy grunt dla wszystkich, aby się spotkać. Zbliża do siebie różne działy, a ponieważ wyeliminowana zostaje praca w izolacji, pracownicy czują się częścią czegoś większego, zamiast czuć się wyobcowani.
Wniosek - skorzystaj z dedykowanego systemu zarządzania procesami biznesowymi
Niezależnie od tego, czy chcesz założyć firmę cyfrową, czy też murowaną, dedykowany system musi w pełni wykorzystywać zalety BPM. Stanowi on niezastąpiony atut. Inwestując w dedykowany system BPM, można czerpać wszystkie korzyści wymienione powyżej, a nawet więcej.
Posiadanie wglądu w całość procesów biznesowych to tylko punkt wyjścia. To, co zrobisz z nim, robi różnicę. Nie ma żadnych ograniczeń co do tego, co można osiągnąć z systemem.
