Zarządzanie zespołem jest wyzwaniem samym w sobie. Zarządzanie wirtualnym zespołem to dla jego liderów zupełnie nowy poziom trudności. Muszą oni upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu pracują produktywnie, utrzymując jednocześnie zdrową atmosferę pracy i wysoki poziom motywacji. Wszystko to dzieje się wirtualnie, bez kontaktu na żywo, czy dzielenia pokoju fizycznie. Dlatego do zarządzania zespołem wirtualnym potrzebny jest specyficzny zestaw umiejętności.
Jeśli musisz zbudować i zarządzać wydajnym zespołem wirtualnym, ale nie jesteś pewien, czy podołasz temu wyzwaniu, mamy dla Ciebie wsparcie. Poniższy przewodnik zawiera 7 podstawowych wskazówek dotyczących zarządzania zespołem wirtualnym, który osiąga wyniki i radzi sobie z każdym zadaniem.
Oto jak zarządzać efektywnym zespołem wirtualnym.
źródło: Pexels1. Ustanowienie solidnej komunikacji
Bez solidnej komunikacji, żaden wirtualny zespół nie będzie w stanie pracować na wysokim poziomie.
Dlatego właśnie najpierw musisz się upewnić, że Ty i Twój zespół ustanowiliście silną, stabilną komunikację. To oznacza:
- możliwość szybkiego i wygodnego kontaktu z drugą osobą
- regularne komunikowanie się za pomocą czatu, wideo, poczty elektronicznej lub w inny sposób
- pozostawać w kontakcie przez cały czas
- wspieranie się nawzajem w godzinach pracy.
Wybierz odpowiednie środki komunikacji i ustal zasady codziennego porozumiewania się.
2. Delegowanie zadań
Twój zespół potrzebuje przewodnika, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Potrzebują kogoś, kto będzie trzymał ich wszystkich razem i kierował ich w stronę codziennych lub tygodniowych celów.
Delegowanie zadań jest bardzo ważnym zadaniem, z którym musisz sobie poradzić. Im bardziej bezpośrednie i precyzyjne są Twoje instrukcje, tym lepiej będzie działać Twój zespół.
Tak więc, zawsze staraj się:
- jasno wyznaczaj zadania i cele
- deleguj to, co każdy ma robić
- wysoko ustawiaj swoje oczekiwania
- w razie potrzeby dodawaj instrukcje i wyjaśnienia.
Nie oznacza to, że powinieneś wykonać pracę za nich. Po prostu daj im znać, czego dokładnie od nich oczekujesz, i monitoruj ich podczas pracy nad tym.
3. Ustalcie wspólne cele
Wirtualny zespół jest trudny w zarządzaniu, ponieważ poszczególni członkowie zespołu mogą czuć się zdystansowani, oderwani lub odizolowani od reszty zespołu. Budowanie ducha zespołu może być trudne, a to może negatywnie wpłynąć na wydajność zespołu.
Aby utrzymać wszystkich razem i pracować nad ich wzajemną współpracą, włącz ich wszystkich w wyznaczanie celów dla firmy. Organizuj wirtualne spotkania i dyskutuj:
- co chcecie osiągnąć jako zespół
- jak każdy może wnieść swój wkład
- jaka jest najlepsza strategia, aby to osiągnąć
Niech każdy wypowie swoje zdanie i wniesie swój wkład. W ten sposób, kiedy będziesz wyznaczał nowe cele, wszyscy w zespole będą bardziej zmotywowani do współpracy i ciężkiej pracy.
Pamiętaj, że nadal jesteś liderem i jesteś odpowiedzialny za zbieranie danych i informacji, tworzenie prezentacji i prowadzenie badań rynku, aby pomóc w ustaleniu nowych celów. Możesz zlecić pomoc w pisaniu badań z "write my paper" firmy pisarskiej. Możesz ich używać do każdego innego rodzaju pomocy w pisaniu - sprawdzania gramatyki, korekty, pisania osobistego oświadczenia lub tworzenia prezentacji dla zespołu.
Upewnij się tylko, że jesteś dobrze przygotowany do przeprowadzenia każdego z tych spotkań.
4. Używaj narzędzi współpracy zespołowej
Chcesz, aby Twój zespół był zmotywowany i osiągał wysokie wyniki. Ale bez właściwej organizacji żaden zespół nie może funkcjonować z powodzeniem.
Dlatego, aby uniknąć zamieszania, dezorganizacji lub chaosu, użyj narzędzia do współpracy zespołowej, które Twoim zdaniem odpowiada Twoim potrzebom.
Te narzędzia pomogą Ci:
- tworzyć kalendarze i harmonogramy pracy dla zespołu
- przydzielaj zadania i monitoruj ich postęp
- utrzymuj członków zespołu w kontakcie
- przechowuj ważne pliki, dokumenty i materiały, do których zespół musi mieć dostęp
- pomagać im w organizacji czasu pracy
Narzędzie do współpracy zespołowej może wiele zmienić w Twoim zespole, więc poznaj swoje opcje.
5. Regularnie przekazuj informacje zwrotne
Nigdy nie należy pozostawiać członka zespołu w niepewności co do jego wydajności i wkładu w pracę zespołu. Niezależnie od tego, czy wykonuje on świetną pracę, czy nie, należy się tym zająć.
Regularne przekazywanie informacji zwrotnych powinno odbywać się na dwa sposoby:
- indywidualna informacja zwrotna dla każdego członka zespołu
- grupowa informacja zwrotna dotycząca wyników pracy zespołu
Grupowa informacja zwrotna najlepiej jest przeprowadzać w formie wirtualnego spotkania. Można je zorganizować raz w miesiącu i zastanowić się nad poprzednim okresem.
W przypadku indywidualnej informacji zwrotnej, spróbuj być mniej formalny i uczyń ją częścią regularnej cotygodniowej rozmowy z członkami swojego zespołu. Daj im znać o tym, co zrobili dobrze, a co wymaga poprawy.
Twoje rady i wskazówki poprawią ich wydajność i stworzą silną kulturę uznania. W ten sposób członkowie Twojego zespołu będą bardziej pewni swojej pracy i z tygodnia na tydzień będą się doskonalić.
6. Szanuj godziny pracy
W większości wirtualnych zespołów pracują razem ludzie z całego świata. Praca zdalna połączyła ludzi z różnych kontynentów i stref czasowych.
Dlatego też czasami trudno jest utrzymać zespół razem. Nie możesz jednak oczekiwać, że będą oni przez cały czas dostępni online.
Zamiast tego, musisz:
- zaplanuj spotkania i rozmowy telefoniczne z wyprzedzeniem, aby pomóc im zorganizować swój czas
- wiedzieć, kiedy każdy członek zespołu zaczyna i kończy pracę
- szanuj ich czas wolny.
Byłoby ogromnym błędem w zarządzaniu, gdybyś nie szanował ich czasu. Staraj się nie wysyłać maili 24/7 lub wykonywać niezapowiedzianych telefonów, chyba że jest to coś pilnego lub priorytetowego. Szanuj ich godziny pracy, aby byli bardziej produktywni i zadowoleni.
7. Zaopatrz ich w sprzęt
Jeśli Twój zespół nie ma odpowiedniego sprzętu, nie będzie w stanie pracować na takim poziomie, jakiego oczekujesz. Ale nie możesz też oczekiwać, że będą mieli wszystkie potrzebne narzędzia i sprzęt i sami pokryją wydatki.
Dlatego pomóż im.
Możesz:
- pokrywaj koszty subskrypcji na korzystanie z narzędzi, oprogramowania i programów, których potrzebują
- pomóż im w zakupie laptopów i innego sprzętu, którego potrzebują
- pokryj ich rachunki za Internet
Mógłbyś pożyczyć im pieniądze na sprzęt i kazać im spłacać go poprzez miesięczne płatności lub podzielić koszty. Ty decydujesz. Tylko upewnij się, że masz ich plecy w coraz wszystko, czego potrzebują do wykonywania na najwyższym poziomie.
Końcowe przemyślenia
Aby zarządzać zespołem wirtualnym, musisz trzymać ich blisko siebie i utrzymywać z nimi stałą komunikację. Wymaga to monitorowania, śledzenia i kierowania ich postępami, przy jednoczesnym dawaniu im do zrozumienia, że jesteśmy do ich dyspozycji. Musisz także delegować zadania, wyznaczać cele oraz przekazywać właściwą i regularną informację zwrotną.
7 wskazówek, które wymieniliśmy powyżej, powie Ci dokładnie, jak zarządzać wydajnym zespołem wirtualnym. Wykorzystaj je, aby poprawić swoje umiejętności zarządzania i sprawić, by Twój zespół stawał się lepszy każdego dnia.
Bio autorki
Jessica Fender jest specjalistką ds. HR z długą historią doradztwa, zarówno dla organizacji, jak i osób poszukujących pracy. Jest również redaktorką w Writeload.
